Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Trello

Да, самые лучшие индивидуальные планировщики для составления задач и списков дел приведены выше. Но пользователям Windows, Android и iOS также стоит взглянуть и на этот софт для формирования заданий.

Преимущество Trello заключается в том, что этот софт прекрасно подойдёт для планирования и управления довольно крупным проектом. Через него можно реализовать задачи для рабочего коллектива, наладить взаимодействие в семье и вести целый онлайн-магазин.

Здесь можно:

• создать списки для индивидуального пользования;
• сформировать коллективные списки;
• приглашать в отдельные группы друзей, коллег;
• ставить задачи перед другими пользователями;
• отвечать на комментарии;
• привязывать карточки к координатам;
• визуализировать задачи и пр.

Неоспоримым преимуществом является бесплатность планировщика.

Распечатать шаблон планера на 2018 год

А вот этот вид планера уже представляется больше как календарь, нежели чем качественный инструмент планирования. Вам предстоит расписать каждый месяц — рекомендуем начать с дней рождений, а затем уже перейти к повторяющимся задачам. Этот вид планера включает в себя 12 копий ежемесячных расписаний, каждая из которых предназначена на конкретный месяц.

Кстати, для годового планирования мы все же рекомендуем уже использовать специальную программу для тайм менеджмента. Так. например, в ЛидерТаске вы можете внести все свои дела в один список “Неразобранное”, а уже оттуда раскидывать их по дням, неделям, месяцам и годам вперед.

В ЛидерТаске вы также можете работать при помощи различных методик управления своим временем, тем самым сэкономив кучу времени на подсчеты и расчеты при выборе в пользу письменных вариантов. В Маркете сервиса вы сможете найти такие инструменты, как:

1. Диаграмма Гантта.
2. Pomodoro.
3. Getting Things Done и многое другое.

Итак, мы рассмотрели все варианты ежедневников и планеров для печати и дальнейшего применения их в вашей работе. Мы давно уже отказались от печатных вариантов, ибо планирование и быстрые правки — удобнее всего осуществимы в программе ЛидерТаск.

Попробуйте и вы составлять списки дел в ЛидерТаске:

Вам будет интересно

Грамотное планирование времени: учимся работе с самым ценным ресурсом

Ваши поручения никогда не пропадут и будут исполнены. Магия? Не думаю

Планирование работы

Планирование рабочего времени: секреты и трюки

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

Метод 1-3-5

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

1 важную задачу.
3 задачи средней степени важности.
5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D

Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь

В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

В чём подвох приложений для мобильных устройств

Если вы проводите рабочий день за компьютером, то вы знаете, насколько удобно планировать время на большом экране. Программы для планирования времени для Windows учитывают эту особенность. Рабочая область таких приложений состоит из нескольких панелей. Это позволяет видеть на одном экране всю требующуюся информацию.
Однако часто возникает ситуация, когда у вас нет доступа к компьютеру. Например, вы выехали в город или отправились в командировку. В этом случае вы устанавливаете программу для планирования времени на Android или другие платформы: iPhone, iPad.
Следует понимать, что программы для мобильных устройств часто обладают меньшим набором функций, чем программы для настольных компьютеров. Может так получиться, что в мобильной версии можно лишь просматривать расписание, но не редактировать его.
Эту особенность следует учитывать при поиске подходящего инструмента планирования.

Sectorgraph

Оригинальное и наглядное приложение для тайм-менеджмента. Главный экран – часы, на которых отображаются задачи в соответствии со временем их выполнения. Удобно, что циферблат можно разместить как виджет на главный экран. Приложение можно синхронизировать с Google календарём – задачи добавятся автоматически. Удобный доступ к диаграмме задач и наглядное отображение, когда нужно приступить к делу и закончить над ним работу. Программа ведёт тайм-менеджмент по принципу GTD (Getting Things Done), встраивается в Android Wear. В настоящее время доступна для установки только на Android.

Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=prox.lab.calclock&hl=ru&gl=ru

Задачки для профи

Задачки для профи — Doit.im

Данный онлайн-сервис является универсальным решением для различных платформ. Вы можете работать в планировщике через программы для Windows и Mac или с помощью мобильных приложений для Android и iOS. Бесплатная версия для ПК реализована в виде веб-сервиса или плагина для браузеров Firefox, Safari, Chrome. У платной Pro-версии Doit.im есть клиентские приложения для Windows и Mac OS.

В случае использования платной Pro-версии сервис Doit.im обеспечивает синхронизацию списков дел между всеми устройствами, на которых установлен и подключен сервис. Программа построена на принципах использования известной идеологии Get Things Done (GTD), поэтому здесь вы найдете контексты, цели и другие элементы этой системы таймменеджмента. Пользователи Doit.im могут дополнять списки в полном и кратком режиме.

Во втором случае вводится только название задачи, а в полном режиме указывается дата, место, папка, приоритет и тэги. В программе предусмотрена удобная сортировка задач по различным критериям, в том числе по времени окончания, месту, проекту или приоритетам. Есть и отбор по тэгам. В зависимости от даты и приоритета задачи будут автоматически размещаться по соответствующим папкам. Например, «Завтра» — это папка с задачами, которые нужно завершить на следующий день. В программе предусмотрены геотеги — указание мест выполнения задачи.

Для определенных задач, выполнить которые можно при выполнении определенного условия, в Doit.im существует специальный список под названием «список ожидания». Еще одна особенность Doit.im — наличие специального раздела целей и контекстов.

Контексты — это в определенной степени аналоги геолокационных меток, однако более универсальные. Контекстом может быть «работа» — задачи, которые могут быть выполнены, когда пользователь находится на рабочем месте, «дом» — задачи, связанные с домашними делами, «компьютер» — задачи, которые стоит выполнить на ПК и т.д.

Плюсы: Многоплатформенность, синхронизация между устройствами

Минусы: Запутанный интерфейс, сложно осваивать тем, кто не знаком с Get Things Done

Онлайн-управляющий

TODOist

Онлайн-управляющий — TODOist

Онлайн сервис TODOist.com обладает минимальным набором функций для управления задачами. В то же время его можно использовать как мощный инструмент повышения персональной продуктивности. Единственный его недостаток — многие настройки и функции сервиса доступны с помощью встроенных команд сервиса. Например, добавление к названию задачи даты, перед которой записан символ «@», позволит автоматически назначить дату к задаче.

Метки в TODOist тоже должны начинаться с символа «@». Кроме того, сервис поддерживает разнообразные горячие клавиши, упрощающие управление задачами. Для группировки задач в TODOist существуют проекты. Для сортировки задач в TODOist используются специально сформулированные запросы, ввести которые можно в поле для ввода запроса.

Таким способом можно отобрать задачи, запланированные на следующий день. Для этого достаточно ввести запрос «завтра» или задачи на ближайшие 5 дней — в этом случае запрос будет выглядеть «5 дней». Дополнительным преимуществом TODOist является использование плагинов для браузеров Google Chrome и Mozilla Firefox. С помощью этих плагинов можно отобразить панель со списком задач в виде боковой панели браузера, а добавлять новые задачи можно через кнопку, расположенную на панели инструментов TODOist.

Кроме бесплатной, существует и коммерческая версия TODOist стоимостью около 70 руб. в месяц или 1100 руб. в год. Пользователи платных версий могут добавлять к своим задачам комментарии, получать напоминания в виде SMS, проводить экспорт задач в Google Calendar или в Outlook.

Плюсы: Простой интерфейс, возможность использовать плагины для браузеров

Минусы: Сложно привыкать использовать горячие клавиши и особый синтаксис системы

Для планирования задач

Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.

Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.

MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.

Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.

Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.

Planfix

• Язык интерфейса: русский, украинский, английский

• Отображение задач: список

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.

В Planfix есть восемь разделов:

1. Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.

2. Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.

3. Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.

4. Действия. История действий в Planfix.

5. Документы. Здесь можно хранить файлы: руководства, регламенты, инструкции, полезные материалы и т. д.

6. Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.

7. Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.

8. Компания. Здесь хранятся данные о сотрудниках, рабочих группах, структуре компаний, график отпусков работников.

Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс.Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.

В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.

В сервисе доступно четыре тарифа:

1. Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.

2. Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.

3. Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 255 сотрудников.

4. Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.

Any.do

 Загрузка …

Приложение вместило список задач, календарь, заметки и напоминания. Более 10 млн. человек используют Any.do в работе и при управлении домашними делами. Синхронизация данных происходит между всеми популярными платформами в режиме реального времени. Созданные задачи сортируются по сроку, списку или приоритету.

Это лучший планировщик для Андроид, который с удовольствием используют люди, не желающие много печатать на телефоне – благодаря преобразователю устной речи, любой надиктованный в микрофон список, тут же превращается в текст.

Прочие функции:

• Совместная работа над проектом.
• Виджет для оперативного отображения информации на рабочем столе.
• Долгосрочное планирование дел через календарь.

Простая смена последовательности задач, путем перетаскивания; удаление выполненных пунктов встряхиванием мобильного устройства.
Добавление дел непосредственно с электронной почты.

Прикрепление файлов с компьютера или облачного хранилища.
Опция напоминания о пропущенном вызове, которая не позволит забыть о необходимости перезвонить.

Возможность создания поручений для других пользователей и общение в чате.
Специальный список для похода в магазин.

Лучшее в целом: Things 3 для iOs

Things 3 позволяет легко оставаться организованным. С приятным дизайном, интерактивным контрольным списком (кто не любит вычеркивать что-то из своего списка?) и простым интерфейсом перетаскивания, Things 3 является идеальным инструментом для планирования для тех, кто хочет загрузить приложение и начать использовать его немедленно, без каких-либо сложных процессов или инструкций.

С помощью этого приложения можно создавать заголовки в списках задач, что позволяет их выполнять, не отвлекаясь на другие дела. Эта функция может помочь вам не сбиться с пути!

Один из недостатков Things 3 — это ценник. Это один из самых дорогих вариантов. Но иногда стоит заплатить за нечто по-настоящему хорошее. Помимо этого, данное приложение доступно только на устройствах Apple, поэтому пользователям Android придется найти альтернативу.

To Do List

Удобное приложение, позволяющее решать множество задач по составлению планов. Для работы с ним не требуется создание аккаунта – правда, эта же особенность не позволяет синхронизировать его с другими сервисами и гаджетами. У программы нет поддержки резервного сохранения и восстановления, поэтому при потере данных придется пользоваться специальными утилитами. Однако список функций To Do List все равно достаточно большой:

создание списков задач;

• быстрое переключение свайпом между заданиями;
• добавление текстовых описаний к заданиям;
• сортировка информации по приоритетам и срокам выполнения.

Несколько важных особенностей – поддержка разных операционных систем (установить приложение можно на смартфон с Android или айфон), удобное управление, быстрое добавление и перемещение задач. Кроме того, в бесплатном приложении нет ни рекламы, ни платного контента.

Общее описание

Планировщик задач – это программа, сервис ОС (операционной системы). Скачав ее на телефон, можно держать под контролем все запланированные дела, распределив их по дням, времени выполнения, сложности, приоритетности.

За счет сортировки и поступления уведомлений о необходимости начала, повышается эффективность их выполнения и исключается пропуск важных вопросов из-за забывчивости.

Это карманный секретарь, который напомнит заранее о запланированных звонках, встречах, делах. Он избавляет от перегрузок, стрессов, забывчивости. Повышает эффективность, продуктивность, обеспечивает правильную организацию времени, помогает все успевать и не терять ориентиры.

При этом остаются силы и время на личную жизнь и досуг.

Установка планировщика, или где взять?

Все, что нужно, чтобы умный помощник появился в телефоне или другом устройстве – это зайти в магазин приложений и скачать обычным способом необходимую программу из списка.

Для сотовых телефонов/планшет с ОС Android – это Google Play.

Для выбора и скачивания планировщика необходимо зайти на сайт play.google.com (с компьютера или планшета) или непосредственно с телефона через иконку магазина Google Play.

Можно выбрать из представленных или найти через «поиск», введя название. Ознакомившись с описанием приложения, необходимо нажать кнопку «установить».

Начнется автоматическая загрузка и его установка. Если запуск загрузки не происходит, необходимо проверить подключение устройства к интернету и повторить запрос.

Аналогично происходит скачивание приложения в iPhone с ОС iOS. В этом случае необходимо зайти в магазин приложений через значок App Store на экране. Дальнейшие действия схожи с вышеописанными.

Какие бывают

Кроме функциональных возможностей, все планировщики можно разделить на:

бесплатные:

Простые программы, с минимумом необходимых функций, удобным пользованием. Среди них можно подобрать оптимальный вариант, который будет устраивать как функционально, так и по визуальному оформлению.

Платные

Более сложные приложения, которые потребуют времени для понимания сути.

С большими возможностями, классификацией вопросов, их важности, предварительным напоминанием, с ограничением времени на исполнение, созданные в форме игры, коллективным пользованием. Существуют демо-версии с возможностью бесплатного пользования в течение определенного времени, после которого нужно принять решение и выкупить платную, либо отказаться совсем

Существуют демо-версии с возможностью бесплатного пользования в течение определенного времени, после которого нужно принять решение и выкупить платную, либо отказаться совсем.

Есть возможность синхронизировать данные на другие устройства.

Бесплатно/платные

Это виды планировщиков, у которых первоначальная версия бесплатная – более простая.

Если версия понравилась, то можно приобрести платную, более сложную, для контроля многозадачности.

Как выбрать

Смарт-органайзер может быть простым менеджером задач или более сложной версией, организующей деловую и даже личную жизнь на неделю или более длительный срок.

По уровню сложности пользования условно их можно разделить:

для школьника

Не забыть сходить на секцию, вовремя пообедать, начать выполнение домашних заданий, время для уборки в комнате. Эти вопросы возьмет на себя планировщик, не забыв оповестить об их выполнении юного пользователя.

Для домохозяйки

Для эффективного планирования домашних дел, посещения фитнеса, общения, занятий с детьми, записи рецептов, фильмов, книг. С красивым визуальным оформлением.

Для офисного сотрудника

Выполнение необходимых вопросов в течение дня, организации командной работы, корпоративный обмен информацией; напоминания с периодичностью. Это очень важные функции для продуктивной работы.

Для предпринимателя/бизнесмена

Звонки, организация деловых встреч и подготовка к ним, заполнение и сдача вовремя документации, хранение контактов и информации.

Ранжирование задач и составление общей картины занятости, создание «дерева» папок любой сложности, фиксирование ценных идей, составление графиков и отчетов.

Все это поможет установить порядок в деловой сфере предпринимателя.

ProofHub

Инструмент для управления проектами, удалёнными командами и взаимодействием с клиентами.

Как работает?

Рабочее пространство позволяет в полном объёме управлять ходом проекта. Выделяют такие блоки, как планирование, коммуникация, организация и реализация.

К основной функциональности относится таск-менеджмент (канбан-доски), коммуникация с командой и клиентами, отслеживание времени на выполнение задач, работа с документами (согласование, хранение, обмен), планирование с помощью диаграммы Ганта, проектный календарь, встроенная почта, ограничение доступа кого-либо к чему-либо и другое.

Для клиентов удобство в прозрачности процессов, работ и возможности быть в курсе реализации проекта без дополнительных телодвижений. Они могут оперативно согласовывать документацию и задавать интересующие вопросы непосредственно в сервисе.

Сколько стоит?

Бесплатный пробный период — 14 дней с неограниченным количеством пользователей и проектов. Есть два платных тарифа с оплатой за месяц, при этом лимита на количество пользователей нет. За $50 в месяц можно вести 40 проектов и хранить до 15 ГБ данных. За $150 долларов в месяц количество проектов неограничено, объем хранилища — 100 ГБ, также добавляется ряд дополнительных возможностей. Например, настройка пользовательских ролей с ограничением доступа к данным, «фейсконтроль» по IP для инфобезопасности, интеграция с внешним софтом и другие.

Язык интерфейса: английский, французский, португальский, испанский, немецкий, польский.

Мобильные приложения: iOS, Android.