Как создать счет фактуру онлайн: топ 10 инвойс генераторов

Заполнение счета-фактуры по предоплаченным за услуги суммам

Принципиальных отличий в заполнении документа, составляемого по факту оказания услуги, и авансового счета-фактуры немного:

• в авансовом счете-фактуре можно приводить обобщенное наименование услуги, если договор между поставщиком и покупателем, откуда Минфин России предписывает брать данное наименование, к тому моменту не подписан;
• в авансовом счете-фактуре обязательно отражается номер документа, подтверждающего факт поступления предоплаты, но если она получена в неденежной форме, ставится прочерк;
• при формировании авансового счета-фактуры нет необходимости указывать объем предоставленных услуг, единицы их измерения, а также цены на них.

Таким образом, при формировании авансового счета-фактуры на услуги можно ставить прочерки везде, кроме пунктов, в которых приводятся:

• номер и дата документа;
• названия продавца и покупателя, их ИНН, адреса;
• номер документа, подтверждающего предоплату;
• название услуги;
• наименование валюты;
• сумма предоплаты;
• ставка налога;
• сумма НДС, которая предъявляется покупателю.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2019 г. № 03–07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Часто встречающиеся ошибки и борьба с ними

Даже самый опытный бухгалтер может допустить ошибку в оформлении счет-фактуры. Такие ситуации чреваты проблемами с налоговыми органами. Но если в процессе проверки найдена ошибка, то ее можно исправить.

• Наименование. Самая распространенная ошибка – это неверное название фирмы, ее адреса или ИНН. Оно всегда должно соответствовать учредительным документам. Не дописали букву или символ – это уже искажает идентификацию организации.
• Номенклатура. Указывают только название. Часто у продукции есть артикул и дополнительные данные, которые заявлены на Складе. Это влечет за собой неправильное списание товаров, что отражается на проведении инвентаризации.
• Стоимость и сумма. Неверно указанная сумма – недопустимая ошибка.
• НДС. Бывает так, что на определенный товар указана определенная ставка. Если ее не указать или исказить, то в дальнейшем налоговый орган может отказать в вычете.
• Валюта. Иногда неверно указывают валюту или неправильный код. Это сильно отражается на общей сумме.
• Подписи и печати. Ставить подпись и печать может только уполномоченное лицо. Эти данные обязательны при заполнении счет-фактуры.
• Номер платежки. Обязательно стоит указать номер платежки, если была предоплата.

Подкорректировать можно вручную и, если документ еще не распечатан, то в программе.

В распечатанном документе, необходимо ручкой в виде прямой линии зачеркнуть ошибочно проставленные данные, сверху написать верные. После чего документ должен быть заверен руководителем при помощи подписи и надписи “Исправлено” или “Исправленному верить”. Эту фразу можно писать вручную или ставить печать.

Счет-фактуры, которые оформлены комбинированно (вручную и на компьютере), но соответствуют всем требованиям, допустимы.

Все исправления должны быть одинаковы в обоих экземплярах. Иначе при проверке организацию могут заподозрить в подделке документов.

Порой совершенно нет времени на перепроверку документа. Поэтому, небольшая заметка на стикере и регулярная проверка законов на актуальность послужит прекрасным инструментом для избежания ошибок.

Основные требования к счету-фактуре электронного формата

Суммы налога для вычета, выставленного продавцом покупателю проводится на основании счета-фактуры в любом его виде:

• бумажном;
• электронном.

Законодатель четко определил право пользователей формировать электронные бумаги (п.1 ст.169 НК РФ). Для реализации подобного права стоит заручиться наличием двух пунктов:

1. Согласие на то сторон.
2. Совместимые техвозможности.

Знайте, что счета вправе выставлять не только продавцы от первого лица, но и посреднические фирмы, агенты и комиссионеры. Законодательство предусматривает ряд условий для соблюдения всей законности процедуры, среди которых:

• их нужно подписывать защищенной ЭЦП;
• у сторон обмена налажен сопоставимый технический потенциал и сама способность принимать, обрабатывать и отправлять бумаги электронного формата;
• формируются согласно утвержденного порядка:
• одобрение сторон сделки.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Заполнение корректировочного счета-фактуры на услуги

В корректировочном счете-фактуре на услуги должны найти отражение:

• точное название документа (т. е. «Корректировочный счет-фактура»);
• номер, а также дата составления;
• номера и даты формирования счетов-фактур, по которым осуществляется корректировка стоимости либо объема предоставленных сервисов;
• названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
• названия услуг, по которым осуществляется корректировка цен либо уточнение показателей объема;
• показатели объема услуг (при их наличии) до и после корректировок;
• название валюты расчетов;
• идентификатор госконтракта (при наличии);
• цена за единицу измерения услуги;
• стоимость предоставленных услуг без НДС — до и после корректировок цен, объемов услуг;
• ставка налога;
• сумма НДС — до и после корректировок;
• стоимость предоставленных услуг с учетом НДС — до и после корректировок;
• разница между цифрами в исходных счетах-фактурах и полученными в результате корректировок.

Образец заполнения корректировочного счета-фактуры, созданный на актуальном бланке, смотрите в материале «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры».

А о различиях между корректировочным и исправленным счетом-фактурой читайте в статье «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Как заказчику оформить счета-фактуры на услуги по посредническому договору, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как выставить счет на оплату?

Независимо от того, создавали ли вы инвойсы раньше или работаете над первым, важно знать, как правильно составить счет-фактуру и какую информацию обязательно заполнить. Вот краткий чек лист:

• Дата, когда вы создали счет. Если вы указываете условия (срок оплаты), тогда дата позволит контролировать период оплаты.
• Имена и адреса заказчика и поставщика. Если вы создаете счет-фактуру при помощи онлайн бухгалтерии, вам нужен только адрес электронной почты клиента. Кроме того, рекомендуется включать физический адрес на тот случай, если вам потребуется отправить письмо или документацию.
• Контактные имена физических лиц. Это правило позволит проверить пишете ли вы имена правильно.
• Описание товаров, включая цены и количество. Конкретика и подробность описания позволит избежать путаницы и неточностей.
• Условия платежа. Поставщик услуг или продукта указывает «срок оплаты … дней», что означает, что покупатель оплачивает сумму заказа за указанный период времени.

Чем чреваты ошибки

В любом документе могут быть случайно допущены ошибки и неточности, цена их может быть различной в зависимости от значимости бумаги. Чем же грозят ошибки в счете-фактуре?

Если данный документ заполнен с неточностями, покупателю может быть отказано в налоговом вычете по НДС. Естественно, что в дальнейшем покупатель уже не захочет иметь дела с продавцом, причинившим ему такой убыток.

Ошибка ошибке рознь

Не всякая ошибка ведет к печальным последствиям. Рассмотрим наиболее распространенные варианты неправильностей в счете-фактуре, на основании которых налоговая вправе отказаться возмещать НДС (п.2 ст. 169 НК РФ).

Непонятное авторство. Если из документа сложно определить, кто именно покупатель, а кто продавец, такой счет-фактура будет признан недействительным. Это вполне вероятно. Если неправильно указаны или пропущены такие реквизиты обеих сторон, как:
название организации;
адрес;

ИНН.

Не тот товар или услуга. Если из счета-фактуры однозначно не следует, какой именно товар покупался или услуга была оказана, либо эта информация противоречит другим документам, НДС не вернут. Например, согласно счету-фактуре отгрузили конфеты «Ромашка» (это наименование товара указано в графе 1), а фактически были проданы конфеты «Красный мак».

Неточности в денежных цифрах. Проблемы, связанные с неверным указанием стоимости продукции (услуги) или аванса, полученного за них, также нивелируют ценность счета-фактуры

Это может быть связано:
с неверным указанием валюты оплаты (обратите внимание не только на название валюты, но и на ее код);
с пропуском или неправильной информацией относительно количества товара (единиц работы или услуг);
с ошибками в ценах;
неправильное вычисление стоимости (количество, умноженное на цену, не дает в результате указанную цифру в графе «стоимость»).

Неверное исчисление НДС. В графе, где указан НДС, указана одна ставка, а сумма вычислена по другой, либо насчитан стандартный процент, когда ставка должна была быть нулевой.

Неизвестная сумма НДС

Если в соответствующей графе нет необходимой цифры, хотя в графе «ставка» она указана, а также, если приведенное число не получается перемножением ставки и суммы, уплаченной за товары (услуги).

Когда ошибки не фатальны

Налоговые органы не имеют права и обычно не отказывают в возврате налога, если в счете-фактуре допущены другие недостатки, например:

• вместо больших букв употреблены строчные или наоборот;
• пропущены кавычки;
• не хватает или поставлены лишние знаки, такие, как точки, тире, запятые, скобки;
• нет КПП или оно указано неверно;
• нет описания произведенных работ или оказанных услуг (информация графы 1);
• нет обоснования счета-фактуры номером договора;
• ошибки в указании платёжных реквизитов;
• нумерация с неточностями;
• не продублирована информация о грузополучателе, если он и покупатель – один и тот же (то же насчет продавца и грузоотправителя).

Допущена ошибка, что предпринять?

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил в ней ошибки, он вправе внести необходимую корректировку. У покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку выставителю счета-фактуры и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция – корректировка счета-фактуры.

Счет фактуру на оплату, новую форму бланка скачать бесплатно в форматах Excel и Word образца 2018 года, можно прямо с нашего сайта

 “Счет-фактура” согласно Постановлению Правительства Российской Федерации  N 1137 от 26.12.2011 г. (в ред. от 30.07.2014 N 735) “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” является первичным документом применяемым при налоговом учете по НДС (налогу на добавленную стоимость).

“Счет-фактуру” выписывает (выдаёт,выставляет) продавец (исполнитель) в случае отгрузки товара (выполнении каких-либо работ, оказании разных услуг) в двух экземплярах. Один экземпляр выдается покупателю (заказчику). Второй остаётся у организации, которая выписала этот документ. Подписывает оба экземпляра руководитель предприятия и главный бухгалтер или лицо обладающее на это полномочиями. В случае необходимости внести какие-то изменения данных, которые влияют на изменение суммы налога на добавленную стоимость, в ранее выставленной (выписанной) счет-фактуре, необходимо применять корректировочный бланк. Время выставления не более пяти дней с момента выдачи товара, работ, услуг, получения аванса.

Если его выписывает индивидуальный предприниматель, то он должен указать реквизиты свидетельства о своей государственной регистрации.

Небольшой видео урок о том, что такое “СФ: кто и в каких случаях выставляет?!” Очень неплохо рассказано. Простым языком и понятно. Рекомендуем посмотреть.

https://youtube.com/watch?v=i9hRlFEEyVs

Несколько видов Счетов фактур

Ещё одно очень познавательное видео о том, что их существует аж 3 вида.

https://youtube.com/watch?v=nluFrLM_cNU

С 1 -го июня 2017 г. начала действовать новая форма бланка. В ней произошли некоторые изменения. Предлагаем Вам ознакомиться с главными из них.

Ссылка на скачивание нового бланка с образцом “Счета фактуры”, который начал действовать с 01.07.2017 года в формате “Excel “:

Ссылка на скачивание образца корректировочного бланка “Счет фактура”действующего с о1. июля 2017 г. в формате “Excel “:

Ссылка на скачивание образца бланка “Счет фактура” в формате “PDF”. Для работы в этом формате у Вас должна быть установлена программа “Adobe Reader“:

Ссылка на скачивание ОБРАЗЦА ЗАПОЛНЕНИЯ нового бланка “Счета фактуры” :

На всякий случай вставляем образец обычного счёта на оплату в формате “Word”. Поставив печать и подпись его можно отправлять по факсу или на электронную почту “Покупателю”. От него не требуют ответственного хранения, которое необходимо для остальных первичных документов.

Типовой образец обычного счёта на оплату в формате “Excel”:

Даже не знаем, что и сказать. С 1 октября текущего 2017 года форма счета-фактуры опять изменилась. Эти поправки предусмотрены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.08.2017 за № 981. Ноу комент.

Новая форма счёта фактуры с 01.10.2017 г. в формате Ворд:

То же самое в Эксель:

Образец её заполнения:

Скачивайте также новый бланк корректировочного счета фактуры с 1 октября 2017 года в формате Word:

Аналогично, но в Экселе:

Топ сервисы для создания счета онлайн

Найти инструмент для выставления счетов-фактур не так просто. У них казалось бы одинаковые функции. Но все же сервисы различаются с точки зрения интерфейса, удобства в использовании и т.д. Итак, вот топ 10 инструментов для выставления счетов для малого бизнеса.

Logaster Invoice

Logaster Invoice Generator предназначен для малых предприятий и фрилансеров. Это бесплатное программное обеспечение, которое позволяет создавать счета-фактуры в несколько кликов. Кроме того, если вы ищете фирменные счета, Logaster Invoice Generator — это то, что вам нужно. Очень простой в использовании, он также позволяет вам отправлять счета быстро и удобно.

Freshbooks

FreshBooks — бесплатный облачный сервис для создания счетов. Начнем с того, что интерфейс платформы удобен и прост в использовании. Интересное преимущество сервиса в том, что в FreshBooks вы можете добавлять логотип компании в счет, инициировать повторное выставление инвойса, рассчитать налоги, отправить бумажные копии и получить оплату в необходимой валюте. Вы можете увидеть, просматривал ли клиент счет или уже оплатил его.

После 30-дневной бесплатного пробного периода, ценовая политика начинается с $19,95 в месяц.

Эта пошаговая инструкция детально покажет вам как создать инвойс в FreshBooks:

Zoho Invoice

Сервис Zoho Invoice подходит, если вы хотите без каких либо затруднений создавать счета. Zoho разрешает создавать автоматические напоминания об оплате; сотрудничать с бухгалтерами; и следить за временем, необходимым для завершения проекта.

Платформа предлагает интегрироваться с популярными платежными системами, такими как PayPal, Stripe и т.д., что разрешает платить онлайн.

Если у вас менее 5 клиентов, используйте Zoho Invoice бесплатно. Платформа предлагает еще три тарифных плана, цены которых варьируются относительно количества пользователей и клиентов. Другие тарифы — от 9$ в месяц.

Как создать ваш первый инвойс в Zoho? Просмотрите видео гайд от компании.

Понятие оператора электронного документооборота

1. Налогообложение в РФ.
2. Представление налоговой и бухотчетности.
3. Электронные счета-фактуры.
4. Перечень операторов ЭДО.

Регулятор не вправе наседать на Вас в выборе ПО и Вы делаете это на свое усмотрение, но строго из предложенного списка. Также примите к сведению, что Ваш контрагент может обслуживаться у другого оператора, но это не станет препятствием на пути обмена счетами. Единственное, что потребуется соблюдать, так это совместимость технических компонентов сторон, то есть налаживание работы между операторами

Делаем вывод, что при выборе операторов Вам стоит обратить внимание на технические параметры и совместимость ПО с иными компаниями, предлагающими данные услуги. При оформлении пользовательского соглашения Вы должны дать свое согласие на то, что она передаст сведения иному оператору

Компании по ЭДО в своей работе решают два вопроса:

1. Компании не обязаны самостоятельно решать вопросы по написанию программ для обработки электронных счетов-фактур на совместимость со счетами поставщиков через электронный кабинет. Ваша задача состоит только в установке ПО для обмена бумагами.
2. Операторы создают сами протоколы, доказывающие сам факт обмена бумагами, сто играет значительную роль в разрешении спорных моментов с налоговиками.

Любая сторона взаимоотношений вправе согласиться применять обмен файлами к электронном виде любым удобным способом от направления специального письма либо простое добавление в перечень ПО Вашего контрагента в перечень поставщиков (письмо Минфина № 03-07-09/26 от 01.08.2011 г.).

Порядок оформления

Каждая строка имеет свое название и назначение, которые должны быть заполнены.

• 1 – последующий номер и дата создания документа.
• 1а – последующий номер откорректированного документа, если таковой был.
• 2 – полное или краткое название, или имя Покупателя.
• 2а – местоположение Продавца.
• 2б – ИНН Продавца и код постановки на учет.
• 3 – точное или краткое название Грузоотправителя.
• 4 – точное или краткое название Грузополучателя.
• 5 – номер чека или другого платежного документа.
• 6 – полное или краткое название Покупателя.
• 6а – местоположение Покупателя.
• 6б – ИНН Покупателя и код постановки на учет.
• 7 – валюта, которая соответствует стоимости каждой позиции – одинаковая для всего наименования (можно ли выставлять документ в валюте другой страны?).
• 8 – определитель государственного договора на поставку продукции.

ВАЖНО! Названия и реквизиты должны соответствовать официальным документам, подтверждающим существование организации с этими данными.

Добавочные пункты:

Всего к оплате – рассчитывается общая сумма графы №9.

Подписи:

1. начальника и главбуха (уполномоченного сотрудника);
2. индивидуального предпринимателя и данные о регистрации ИП.

Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году

Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).

Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:

Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.

Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:

• строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
• идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
• код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
• код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
• регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
• нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
• подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль.

Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

Образец счета-фактуры на товары в 2020 году

Образец счета-фактуры на аванс в 2020 году

Образец счета-фактуры на услуги в 2020 году

Отметим, что в счете-фактуре за директора и главбуха может расписаться один человек. Чтобы наделить его такими полномочиями, директору достаточно издать один приказ или оформить одну доверенность. Это подтвердил Минфин в недавнем разъяснении (письмо от 24.07.2019 № 03–07-11/55067).

Налоговый кодекс не требует, чтобы счета-фактуры подписывали исключительно директор и главный бухгалтер компании. Это могут быть и другие лица, которых директор уполномочил приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК).

Не обязательно, чтобы за директора расписывался один человек, а за главбуха другой. Можно оформить одну общую доверенность на право подписи счетов-фактур и за руководителя, и за главбуха. Выдайте ее, к примеру, менеджеру, чтобы директор не тратил время на подписание документов. Вместо доверенности можно составить приказ.

Предупредите менеджера, чтобы ставил не одну, а две подписи — обе с расшифровкой. Дополнительно пусть указывает номер и дату доверенности или приказа. Тогда у контрагентов не возникнет лишних вопросов по поводу оформления документов.

Менеджер ушел в отпуск? Не проблема. Передайте право подписи счетов-фактур другому работнику.

Скачать бланк счёта-фактуры 2020

Скачать