Технология тайм-менеджмента в организации учебной деятельности

Тайм-менеджмент: как все успевать

В рамках технологии тайм-менеджмента существует множество приемов, позволяющих планировать свое время, распределять задачи так, чтобы работать максимально эффективно и успевать как можно больше.

Рассмотрим несколько самых популярных приемов.

Планирование

Необходимо определиться со своими целями в долгосрочной перспективе, затем составить подробные планы на месяц, неделю и день.

Так вы будете понимать, какой объем работы вас ждет, что следует сделать для достижения цели.

К примеру, ваша цель – поступить в престижный университет, успешно сдать экзамены.

Чтобы спланировать свое время, узнайте список тем для подготовки к экзамену и добавьте в план задач следующие:

• выбор источников информации;

• поиск ответов на вопросы экзамена;
• чтение и первичная проработка выбранного материала;
• составление краткого конспекта;
• запоминание информации;
• повторение.

Затем определите, в какое время и с какой периодичностью вы будете выполнять эти задачи.

К примеру, в начале месяца искать ответы на вопросы, в течение месяца каждый день их прорабатывать и учить, раз в неделю повторять весь пройденный материал и так далее.

Таким образом вы будете четко представлять себе объем работы и сразу приступать к делу, не раздумывая.

Расставление приоритетов

Суть метода в том, чтобы не просто составить список задач на день, но и расставить приоритеты с использованием матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно. Сделать в первую очередь.
Не срочно и важно

Сделать, если появится возможность.
Срочно, но не важно. Делегировать, если это возможно.
Не срочно и не важно. Отложить или отказаться от выполнения.

Можно писать перечень задач и использовать для каждого уровня важности обозначения цветом, присваивать порядковые номера, буквы, любое удобное обозначение

Чтобы выстраивать процессы

Почитайте эти общие книги по управлению проектами.

Рэй Далио. Принципы

Книга на сайте издательства «МИФ».

Рэй Далио — основатель инвестиционной компании Bridgewater Associates, а еще — один из самых влиятельных и богатых людей в мире. Вот что он говорит о себе: «Самым важным моим уроком стал подход к жизни на основе принципов, которые помогают мне понять, что является правдой и как следует поступать».

В книге «Принципы» он рассказал, чем руководствуется в жизни и работе.

«Я понимал, что для меня единственный способ добиться успеха — следовать следующим правилам.

1. Искать самых умных людей, не согласных со мной, чтобы попытаться понять их логику.
2. Знать, когда отказаться от своего мнения.
3. Сформулировать, проверить и систематизировать универсальные принципы, не зависящие от времени.
4. Уравновешивать риски так, чтобы сохранять преимущества, и уменьшать недостатки».

Если руководствоваться эффективными принципами, то вы всегда будете знать, как поступить, и сможете быстрее принимать решения.

Том Демарко и Тимоти Листер. Человеческий фактор. Успешные проекты и команды

Книга на Litres

Авторы — руководители компании The Atlantic Systems Guild, которая консультирует организации, создающие сложные программные системы. Демарко и Листер считают, что проблемы проектов часто не зависят от технических факторов. Все дело в людях и их отношениях. В книге авторы рассказывают, как решать социальные проблемы в команде. Одно из условий, чтобы этого добиться, — осознать, что ошибки — это хорошо.

«Любые меры, препятствующие совершению ошибок, могут лишь ненамного поднять уровень технологии, а вот социология команды может пострадать весьма серьезно. Противоположный подход — поощрение нечастых ошибок. Время от времени интересуйтесь у своих подчиненных, с какими тупиковыми ситуациями они столкнулись, и постарайтесь объяснить, что ответ “Такого не было” — не самый лучший. Когда люди совершают ошибки, их следует поздравлять, потому что они получают деньги, в том числе и за ошибки».

Следите за тем, чем живет команда, потому что это влияет на общий результат.

Том ДеМарко. Deadline

Книга на сайте издательства «МИФ».

В основе книги — история о менеджере по фамилии Томпкинс, который оказался в бывшей социалистической республике Моровии, где был назначен руководить разработкой ПО.

«Найдите правильных людей. Потом, что бы вы ни делали, какие бы ошибки ни допускали, люди вытащат вас из любой передряги. В этом и заключается работа руководителя».

Это роман об управлении проектами: герои разбирают кейсы и учатся на своих и чужих ошибках.

Менеджер должен правильно подобрать людей, найти им подходящую работу, мотивировать и сплотить команду. Остальное — «административная ерундистика».

Что еще почитать по теме:

• Что такое управление проектами: экспресс-гид для начинающих;
• Цикл Деминга: четыре шага к улучшению процессов;
• Чем занимается менеджер проекта на самом деле;
• 7 мифов о digital-профессиях: почему менеджер проекта ─ это не менеджер продукта;
• Гайд по профессии: менеджер проектов.

Упражнения на формирование навыков ТМ (тренинг)

(очень рекомендуем выполнить!)

Планирование

Заведите карманный органайзер или ежедневник для детального планирования своего времени по системе:
– сначала важные и срочные дела,
– потом важные, но несрочные и
– только потом неважные и срочные!
Можно также использовать метод Швейцарского сыра: сначала долгие стратегические дела, а в «дырки» отдых/передышки – более мелкие и быстрые (как известно многим трудоголикам, отдых – это смена занятия!).

Стратегии

Сформулируйте свои приоритеты и носите всегда с собой. Можно воспользоваться общим списком жизненных ценностей:

интеллектуальные предпочтения/приоритеты;
физические (поддержание и развитие тела, фитнес, здоровье и т.п.);
семейные (дети, муж/жена, родители, бабушки/дедушки);
социальные (активность, гражданская позиция, благотворительность и т.п.);
духовные (саморазвитие, духовные практики, чтение, музыка и т.д.);
профессиональные (рост, развитие, обучение навыкам);
финансовые (что хочется и сколько это стоит)

Желательно иметь немного приоритетов, чтобы уделять достаточное внимание и время каждому из них.
Даже периодическое чтение и обдумывания списка предпочтений создаст у вас ощущение владения собственной жизнью.. Стимулируйте себя на эффективное выполнение задач и достижение целей свободным временем

Если выполню это быстро и качественно – разрешу себе расслабиться и послушать музыку, посмотреть сериал, поиграть с детьми и т.д., в зависимоти от того, что приносит вам энергию. Также один день в неделю рекомендуется посвящать только себе (баня, друзья, лес, путешествия, книги, позитивные мысли и эмоции, массаж и т.п.)

Стимулируйте себя на эффективное выполнение задач и достижение целей свободным временем. Если выполню это быстро и качественно – разрешу себе расслабиться и послушать музыку, посмотреть сериал, поиграть с детьми и т.д., в зависимоти от того, что приносит вам энергию. Также один день в неделю рекомендуется посвящать только себе (баня, друзья, лес, путешествия, книги, позитивные мысли и эмоции, массаж и т.п.).

Контроль

Постоянно задавайте себе вопрос Лакейна:

«Как лучше и продуктивнее использовать своё время?»

Меньше затрат времени – больше результатов (достижений).

Контролируйте свой КПД (коэффициент полезного действия: отношение результатов к затратам времени и других ресурсов).

Избегайте ловушек времени (пожирателей/ вампиров):

• – уметь говорить «нет» на просьбу, (пустую, неадекватную….)
• – не зависать в Интернете,
• – отключать телевизор, телефон,
• – повышать стрессоустойчивость,
• – прерывать «просто болтовню»,
• – не делать из мухи слона,
• – использовать время в дороге и пробках, другие промежутки и ожидания (аудиокниги, размышления, работа со списком приоритетов).

Никто, кроме ваших «тараканов» не ест ваше время.

Анализ

Задайте себе ряд вопросов и честно ответьте на них.

Как я экономлю время ______________________________________

( я не смотрю телевизор, я стараюсь получить удовлетворение от всего, что я делаю; я каждый раз придумываю новые способы экономии времени…).

Сколько времени я бездарно потерял за день/месяц/квартал/год и почему?

Какие методики ТМ мне нужно ещё освоить?

Что можно сделать за 5 минут? (из какой области?) ______________

Могу ли я сказать, что «жизнь удалась»? ___________________ и т.д.

Ошибки, мешающие правильно использовать время

Главная ошибка людей, желающих успеть все, – игнорирование собственной усталости и потребности в отдыхе.

Правильный отдых не менее важен, чем работа и выполнение поставленных задач, его так же нужно планировать и стараться по максимуму получить пользу для организма от своего свободного времени.

Отсутствие перерывов во время работы

Чтобы хорошо работать, нужно хорошо отдыхать

Чем дольше вы работаете над одной задачей, тем ниже становится внимательность и способность концентрироваться.

Вы начинаете отвлекаться, мысли разбегаются, качество работы снижается.

В итоге много времени тратится на отвлеченные мысли, попытки собраться с духом и закончить наконец выполнение наскучившей задачи.

Перерывы очень важны. Попробуйте работать с разной частотой перерывов и выберите самую комфортную.

Первый вариант системы работы — техника Помодоро. 25 минут работы, 5 минут перерыва, после четырех таких циклов – перерыв 30 минут.

Второй вариант – 45 минут работы, 15 минут перерыва. Помните, что тут вы ничем не ограничены: кому-то нужно полчаса работы и 10 минут.

Пробуйте разные схемы и выбирайте. Чтобы не коситься на часы в ожидании, установите будильник, таймер или напоминания на смартфоне.

Отсутствие смены деятельности во время перерыва и выходного

Начнем с наглядных примеров: вы читаете или выполняете задания за компьютером, а во время перерыва переключаетесь на социальные сети или любимую игру. Читаете учебник, а перерыв посвящаете интересной художественной книжке. И устаете еще больше вместо того, чтобы отдохнуть.

Ошибка заключается в том, что перерыв требует смены деятельности. Если вы сидите за письменным столом и учитесь или работаете, нужно переключиться на другой вид деятельности.

Встать и пройтись по комнате, перекусить, погулять с собакой, подышать свежим воздухом, сделать зарядку, навести порядок на столе, полежать и послушать музыку. Главное – переключиться на что-то совсем другое, с умственной деятельности на физическую и наоборот.

Тогда вы отвлечетесь, отдохнете и сможете продолжить работу с новыми силами и свежей головой. Это касается не только перерывов, но и выходных.

Выберите хобби, связанное с активностью или просто запланируйте прогулки, встречи с друзьями, активный отдых с родными. Это поможет расслабиться и набраться сил для рабочей недели.

Как научиться управлять временем

Как управлять временем, увеличив эффективность его использования:

• По утрам составлять план дел, вечером отмечать выполненные пункты, оставшиеся переносить на следующий день;
• Не отвлекаться от выполнения задачи, полностью погружаясь в процесс. Перерывы делать можно, но только, чтобы восстановить силы, не в ущерб деятельности;
• Отделять работу от отдыха. Распланировать дела так, чтобы успеть завершить важные в течение дня. После этого отложить работу и со спокойной душой посвятить себя семье и друзьям, не нужно продолжать трудиться дома, пренебрегая отдыхом. Если без этого не обойтись, время распределено неверно, нужно пересмотреть приоритет задач и исключить второстепенные;
• Устанавливать сроки выполнения целей. Ограничение по времени повышает работоспособность и скорость;
• Деловые встречи планировать на утро, чтобы остаток дня посвятить работе, не отвлекаясь на волнение о предстоящей беседе;
• Задачи, похожие друг на друга, делать вместе;
• Работать и отдыхать в одно и то же время, режим поможет настроиться и сконцентрироваться;
• Не нужно торопиться, главное – обдуманно подходить к выполнению каждого шага. Ведь исправление недочетов и ошибок потребует больших временных затрат;
• Научиться говорить «нет», отказываясь от неважных задач или тех, выполнение которых не соответствуют знаниям, образованию, опыту. Обучение приведет к огромной потере времени.

Сказать «нет»

Приемы улучшат концентрацию внимания, увеличат работоспособность. Они позволят успевать то, что раньше казалось невыполнимым.

Тайм-менеджмент – это инструмент, который учит, что изменить в планировании, как сэкономить время, обратить его в свою пользу и добиться оперативного выполнения поставленных задач. Его инструменты повышают производительность, а методы помогают достичь целей с высокой эффективностью, затрачивая минимум ресурсов и сил.

Кен Бланшар, Марк Миллер. «Секрет. Что знают и делают великие лидеры»

Секреты успеха тех, кому удалось стать великими и войти в историю, пытаются разгадать все. Безусловно, лидер – это отличный управленец, который не просто харизматичен. Он делает то, чего не может большинство, и этим привлекает массы.

Авторы книги рассказывают читателям о 50 секретах, которые помогли великим управленцам не только стать таковыми, но и удерживать лидерство на протяжении длительного времени.

Грамотное управление – настоящее искусство, им можно овладеть, важно не только прочитать, но и внедрить в жизнь те самые 50 секретов. Героиню книги зовут Дебби Бюстер

Она активно спасает собственную карьеру, которая стремительно идет на дно. Дебби случайно попадает в специальную программу наставничества. Цель программы – сделать из человека профессионала, лидера, к которому прислушиваются

Героиню книги зовут Дебби Бюстер. Она активно спасает собственную карьеру, которая стремительно идет на дно. Дебби случайно попадает в специальную программу наставничества. Цель программы – сделать из человека профессионала, лидера, к которому прислушиваются.

Занятия с Дебби проводит ее непосредственный руководитель Джефф Браун. Однажды главная героиня задает ему тот самый животрепещущий вопрос: «В чем секрет настоящего лидера?», и получает ответы, которые навсегда перевернули ее сознание.

Книга полезна не только управленцам. Стать хозяином собственной жизни – это тоже про управление, но собой. Лишь когда человек научится быть лидером для самого себя, он сможет стать таковым для остальных.

Управление и влияние – те области психологического знания, основы которых необходимо изучить всем. Сделать собственную жизнь интересной, воспитывать детей и планомерно подниматься по карьерной лестнице весьма проблематично без освоения управленческих навыков. Возможно, не стоит откладывать процесс обучения в долгий ящик, а начать его с прочтения книг из нашей подборки?

Список использованных источников:

1. Психология влияния. Как научится убеждать и добиваться успеха / Роберт Чалдини; . – Москва: Эксмо, 2019. – 416с. – (Книги, о которых говорят).
2. Психология управления / А. А. Трусь. – УП «Издательство «Высшая школа», 2014 г.
3. Психология управления. Практикум / А. А. Трусь. — УП «Издательство «Высшая школа», 2014 г.
4. Как выработать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично / Карнеги Дейл. – Изд-во Лениздат, 2014 г.
5. Психология управления / Л. Д. Столяренко. – Издательство «Феникс», 2007 г. – 512 с.
6. Кен Бланшар. Секрет. Что знают и делают великие лидеры.

Редактор: Чекардина Елизавета Юрьевна

• Писать или не писать? – вот в чем вопрос https://psychosearch.ru/7reasonstowrite
• Как стать партнером журнала ПсихоПоиск? https://psychosearch.ru/onas
• Несколько способов поддержать ПсихоПоиск https://psychosearch.ru/donate

Тайм-менеджмент по Брайану Трейси

«Тайм-менеджмент» Брайана Трейси – одна из самых известных книг по управлению временем. Она станет помощником и ориентиром в освоении науки рационального планирования и движения к целям.

Брайан Трейси – автор более 70 бестселлеров. Он выступает со своими семинарами по саморазвитию в различных сферах: бизнеса, построения целей и навыков рационального планирования. Люди вкладывают деньги в его обучение, потому что это ценное вложение. Благодаря советам Трейси они зарабатывают в сотни и тысячи раз больше потраченной суммы.

Книга написана достаточно простым языком с большим количеством примеров из личного опыта самого автора. Основная суть освоения тайм-менеджмента по Брайану Трейси достаточно проста: чем лучше вы управляете временем, тем больше успеваете, добиваетесь больших успехов. Однако вначале вам придется проделать большую работу над собой.

Вот некоторые полезные советы из книги:

1. Разрабатывайте чувство срочности. Те дела, для которых это возможно, старайтесь делать максимально быстро. Для успеха необходимо жить и работать в быстром темпе.
2. Долой прокрастинация. Этот навык следует из предыдущего. Дела стоит делать быстро. Небольшие задачи, выполнение которых занимает несколько минут, должны выполняться немедленно. Такая привычка позволит выполнять много работы за день.
3. Думайте на бумаге. Записывайте все свои дела до мелочей. Затем расставляйте приоритеты и выполняйте дела по очереди. Планируйте заранее, потом выполняйте.
4. Составляйте список дел каждый день.

Существуют разные списки, которые нужны для разных целей. В основном, вам понадобятся 3:

1. Главный список. Это дела, которые нужно сделать. Сюда же можно записывать все новые идеи и новые задачи, возникающие в процессе.
2. Ежемесячный список. В него же можно включать пункты из главного списка.
3. Еженедельный список.

Освоив тайм-менеджмент по Брайану Трейси, вы сможете распоряжаться временем, рационально планировать деятельность, постепенно добиваться целей, станете успешнее во всех сферах.

Прочитать описание и приобрести книгу можно здесь.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Лучшие тренинги и книги

Умение управлять собственным временем — неоценимый навык для каждого человека. Существует огромное количество тренингов и книжных изданий, которые научат тайм-менеджменту в короткие сроки. Самые популярные и эффективные писатели по этой теме:

1. Брайан Трейси — всемирно известный тайм-менеджер, писатель, оратор. Автор более 40 книг.
2. Глеб Архангельский — главный специалист и консультант пишет о том, как управлять временем. Работает с крупными компаниями России — «Вимм Билль Данн», РАО ЕЭС. Автор бестселлеров «Тайм-Драйв», «Организация времени».
3. Евгений Попов создает видео уроки, посвященные эффективному тайм-менеджменту. Создал курс «Хозяин времени», проводит тренинг. Имеет успешный интернет-бизнес.
4. Татьяна Пак — практикующий бизнес-тренер.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли – тайм-менеджмент – как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями  и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Как составить планы и цели на День

Люди делятся на два типа. Те, кто планируют накануне вечером. И те, кто предпочитает делать это по утрам. Я отношусь ко второму типу. Вам я советую поэкспериментировать и понять, что вам больше подходит.

Любой человек может накидать примерный план на следующий год, каждый способен раз в месяц распланировать его, многие в состоянии распределить время в течение следующей недели, но в планировании каждого дня большинство терпят крах.

Звучит очень «попсово», но это правда.

Если у вас не получается составить планы на год, месяц, или день, пишите мне на почту arsenychhistyakov@yandex.ru. Я с удовольствием дам некоторые рекомендации и помогу составить планы абсолютно бесплатно.

Основные правила планирования дня

• Превратите это в рутину. Каждый день начинайте с планирования дальнейшего дня.
• Расставляйте приоритеты. Сделать это можно буквенным способом ABC, где A – это важные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь; B – тоже значимые цели, но их можно перенести; C – маловажные дела, к которым можно приступать, если остается свободное время.
• Не забывайте выделить время на отдых.
• Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь.
• Подводите итоги в конце каждого дня. Анализируйте свои успехи и неудачи.
• Не тревожьтесь, если что-то идет не по плану.

Обычный день Дуэйна Джонсона

Вы хотите примеров? Получайте.

1. День Скалы начинается в 4:00. Первое, что он делает с утра – это полчаса кардио. Его цель сжечь 200 калорий.
2. Затем идет первый прием пищи.
3. Дальше вторая силовая тренировка.
4. Второй прием пищи.
5. Если это съемочный день, то он отправляется на съемки.
6. Прием пищи №3.

А вот план моего дня:

Пример планов и целей на день

Нужно ли расписывать день по часам?

Раньше я был ярым сторонником того, что день должен быть четко расписан вплоть до минут. Я практикую эту технику уже около год, но недавно столкнулся с проблемой.

Дело в том, что когда отвожу на какую-то задачу определенное время, будь то написание статьи – 2 часа, я чувствую, что загоняю себя в рамки. Я ставлю себе установку, мол, за это время нужно написать ¼ статьи. И это мешает полностью сконцентрироваться на деле.

Я стал копаться в себе и понял, что для творчества не нужны временные рамки. У творческих людей продуктивность зависит от настроения и мотивации. А моя работа отчасти состоит из творчества и рутинных дел. Рамки нужны именно для этих рутинных дел, но никак не для творчества.

Из этого следует вывод:

История вопроса

Впервые о необходимости управления собственным временем заговорили в Древнем Риме. Философ и мыслитель Сенека предлагал разделить прожитое время на хорошее и плохое. К первой категории он относил часы, проведенные с пользой, ко второй — потраченные впустую. Сенека записывал каждый прожитый день и учил этому других. Много позже его идеи легли в основу понятия «личная эффективность».

Позже, в 15 веке, ученый Альберти писал, насколько важно управлять временем. Он утверждал, что люди, обладающие этим навыком, успешнее остальных

Именно Альберти первым предложил составлять список дел и выполнять их в порядке уменьшения их значимости.

На практике учения о времени стали применять только в 80-х годах 20 века. Изначально time management использовали бизнесмены, политики, топ-менеджеры. Но впоследствии все больше обычных людей стали внедрять идеи об управлении временем в свою жизнь. И добивались потрясающих результатов.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, облегающим жизнь, планирование и управление временем.

1. Clear – приложения для операционной системы iOS. Оно позволяет вести списки дел, распределять задачи по приоритетам или темам, группировать, расписывать поэтапно и так далее. Преимуществом данной программы является удобный интерфейс и простота в использовании.
2. Trello —  приложение, помогающее планировать и отмечать выполненные дела. Музыка в данной программе снижает уровень стресс и настраивает на продуктивность. Перед тем, как приступить к работе в приложении, необходимо пройти опрос, чтобы программа подстроилась под ваш тип мышления: логический или абстрактный.
3. Sectograph – приложение для Android, представляющее дневной список дел в виде диаграммы, это удобно и наглядно, ведь человек лучше усваивает визуальную информацию. Разные задания отмечены разными цветами, пользователю доступен отсчет времени до конца выполнения дела.
4. Workflow – красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминания или заметки. Доступен для операционной системы iOS.
5. Clara – программа, помогающая планировать и координировать встречи, переговоры и другие дела.
6. Nirvana – полезный сервис по тайм-менеджменту. Программа помогает освободиться от ненужного запоминания, контролирует выполнение дел и напоминает о грядущих.

Что это такое?

Планирование времени – процесс очень специфический. Он заключается в контроле над временем, которое было потрачено индивидом на какую-либо деятельность. При этом сознательно включают в этот процесс эффективность. А значит, здесь используются такие методы, как постановка цели, мониторинг затрат и определение приоритетов. Управление временем – это искусство, которое необходимо для продвижения любого дела.

К данному фактору можно отнести такое понятие, как дефицит рабочего времени. Он возникает, когда неграмотно организуется деятельный процесс. Это влияет на качество и эффективность труда.

Проблемы со временем на работе возникают, если в сущности не решаются некоторые важные задачи.

• Когда человек не знает четкого распорядка своего предстоящего рабочего дня.
• Когда несвоевременно выполняется намеченная работа, а в результате идет накладка деятельных моментов друг на друга. При этом человек вынужден выполнять должностные обязанности дома. А это значит, что смещается время, которое было выделено на обеспечение бытовых нужд (стирка, уборка).
• Происходит это в результате рассредоточения сил. Тогда определенные моменты остаются без должного внимания.
• Неважные дела отвлекают от основной работы.
• Человек постоянно спешит, поэтому очень устает.
• Если сотрудник не соответствует занимаемой должности, то у него также возникают проблемы со временем.
• Когда мотивация к полноценному труду отсутствует.
• Индивид не может совместить свои потребности с возможностями.

Любому человеку ясно, что управлять временем нельзя, но его можно использовать эффективно.

А еще этот термин подразумевает собой учет, распределение и быстрое примерное проектирование всех временных ресурсов.

Когда живешь по принципу «успевай больше, а работай меньше», то жизнь становится насыщенной. Способность управлять временем можно развить.

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

• используйте различные средства и методики планирования своего времени;
• сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
• не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
• не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
• не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
• учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
• определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность – выполняйте сложную работу именно в это время;
• находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Сохранить вдохновение надолго: метод «Автофокус»

Эксперт в области производительности Марк Форстер адресовал «Автофокус» творческим людям, которым ненавистны скучные дела.

Он предлагает завести линованный блокнот и записать на первой странице все задачи, которые приходят в голову. После быстро пробежаться по списку, а затем сделать это медленно и вдумчиво, чтобы найти задачу, которую хочется решить больше всего. Форстер советует заниматься ей столько, сколько хотите. Если интерес пропал, а дело осталось невыполненным, вычеркните его из списка и допишите — внизу.

В идеале нужно работать с первой страницей, пока все дела не будут вычеркнуты. Но, если какие-то задачи выполнять не хочется, оставьте их и переходите к следующей странице — с новым списком дел. Когда блокнот закончится, вернитесь к началу и возьмитесь за невыполненные задачи.

Некоторые дела, например проверку электронной почты, нельзя откладывать. Для них Форстер рекомендует завести отдельный блокнот, а дальше действовать по той же схеме.

Этот метод сочетает системный подход к делу с интуитивным. Интуиция помогает сделать подходящий выбор и не тратить часы на прокрастинацию.

Time Management Tips and Tricks

We all could use a little boost from time to time. Use these small tips and tricks to add a little extra oomph to your productivity strategy or method. 

Tip #9: Put a time limit on tasks.

Tasks expand to fill the time they’re given, or so argues Parkinson’s law. If you give a task two hours rather than one, the amount of work you need to do to accomplish the task will simply expand to fill the full two hours.

Take another look at your time audit and identify tasks that took longer than you expected. Set a time constraint on those tasks. By setting constraints you will improve your focus and work more efficiently. You will also avoid scope creep: the expansion of a project that occurs when duties are not well-defined or controlled. 

If you still find yourself going beyond these time limits, examine your workflow and determine if you should assign more time to those tasks in the future. You can also try eliminating little time-wasters like unscheduled breaks.

Tip #10: Add a «done list» to your to-do list.

No matter how well you plan, unexpected tasks will always pop up during the day. Jot them down in a separate list next to your to-dos for some extra satisfaction at the end of the day.

On Sunday, revisit your accomplishments from the previous week and congratulate yourself on your successes. This review period will increase your confidence and help you create the next week’s schedule.

Tip #11: Be one day early.

Many people believe they work best under the intense pressure of a deadline and will put off work until the day before it’s due. However, for most this isn’t actually the case. Projects often take more time than initially thought making it difficult to actually complete projects on time. 

Set an earlier deadline for yourself and stick to it. Plan to submit your work one-day ahead of schedule.

Брайан Моран, Майкл Леннингтон “12 недель в году”

Завершает нашу подборку книга двух известных бизнес-тренеров. Они предлагают бросить вызов самому себе и за 12 недель осуществить то, что вы планировали сделать в течение года. Заманчиво? Еще как! От одной только мысли о таком смелом дерзновении захватывает дух.

По словам Майкла и Брайана, большая часть долгосрочных планов остается нереализованной из-за иллюзии бесконечности времени. “У меня еще весь год впереди, сделаю это позже!” – думают люди, но так и не делают.

Такой вид прокрастинации можно победить лишь одним способом – брать и делать прямо сейчас. Если вы готовы следующие 3 месяца жить на пределе своих возможностей, купите эту книгу. В ней вам все расскажут, покажут, разложат по полочкам. Вам останется только следовать инструкциям.